Статьи

Кейс Azoft: как победить Exсel и поднять эффективность подбора

На высококонкурентном рынке, где на каждого сильного кандидата идет охота, важно действовать быстро. Обычно скорость съедает неслаженная работа рекрутера и заказчика вакансии. Рекрутер не понимает, кто нужен заказчику, заказчик — чем занят рекрутер и где его кандидаты. Решение проблемы — увеличить прозрачность процесса за счет единого рабочего пространства и автоматизации рутины. Полина Изох, HR-директор ИТ-компании Azoft, рассказала, как автоматизация рекрутинга помогла сократить рутину и увеличить скорость найма персонала.
Кейс Azoft: как победить Exсel и поднять эффективность подбора
Полина Изох, HR-директор ИТ-компании Azoft

Задача: поднять прозрачность подбора и не терять ценнейших кандидатов

Новосибирская компания Azoft занимается разработкой программного обеспечения на заказ и работает с российскими и зарубежными клиентами. В штате — около 90 сотрудников, в HR-отделе — двое. 85% вакансий, которые закрывают в Azoft — ИТ-специалисты. Ищут бэкенд- и фронтенд-разработчиков, мобильных разработчиков, продакт-менеджеров, UI/UX-специалистов.

На рынке подбора в ИТ очень высокая конкуренция, и судя по темпам развития технологий, снижаться она не будет. В компании ищут специалистов всех уровней, а поиск джуниора, миддла или сеньора — это разные процессы со своими этапами, источниками и количеством задач.

Azoft успешно конкурирует с другими компаниями за лучших специалистов, поэтому для них очень важно сделать подбор прозрачным и быстрым, а еще сохранять все контакты и опыт общения в едином интерфейсе. Поиск такого решения привел к тестированию Talantix, облачной CRM для рекрутмента от команды hh.ru.

Решение: единая общая база вместо целого набора информационных систем

До Talantix основным инструментом для хранения и обработки информации была база Excel-таблиц с контактами кандидатов на разные вакансии. Но не только она одна.

Основной источник сорсинга для компании — hh.ru, но также работают соцсети и отклики по рекомендациям. Процесс вели в Jira, а файлами обменивались через Google Docs и почту.

Кейс Azoft: как победить Exсel и поднять эффективность подбора

Получалось, что управлять подбором приходилось одновременно в пяти точках:

  • Excel,
  • hh.ru с комментариями к резюме,
  • Jira с «теплыми» кандидатами,
  • Google Docs с тестовыми заданиями,
  • Google Docs с джоб-офферами.

Результат такой системы — полное отсутствие прозрачности. Не только заказчики подбора не могут следить за всеми документами, но и сами HR-менеджеры теряют понимание, что происходит:

Кейс Azoft: как победить Exсel и поднять эффективность подбора

Как выбрать ATS

Для начала решили сделать ресеч доступных решений на рынке и сравнить варианты. Посмотрели демонстрации от команд продуктов, прошли все триалы. Составили общий список систем, изучили их и свели информацию в общую табличку. Затем было много обсуждений, в результате которых решили дальше тестировать Talantix.

Этап 1. Освоение системы. Для этого HR-менеджеры компании добавили тестовые вакансии и на них проверили интерфейсы и систему в работе.

Кейс Azoft: как победить Exсel и поднять эффективность подбора

Этап 2. Заказали вакансию у самих себя. Первой настоящей задачей, которую доверили Talantix, стал поиск коллеги — HR-менеджера. Вакансию закрыли за полторы — две недели.

Этап 3. Нашли лояльного бизнес-заказчика и протестировать на его задаче.

Как перевести всю компанию на новые рельсы

Чтобы убедить всех, важно убедить хотя бы одного — наверняка есть какая-то такая древняя восточная мудрость. В Azoft этот принцип сработал.

Для начала попробовали закрыть одну вакансию с руководителем, который любит эксперименты. Он согласился и не пожалел. Более того, он стал действовать как амбассадор внутри компании — рассказывал коллегам, что теперь он точно знает, где у него что происходит, чем занят HR-отдел и что там с «его» кандидатами.

После этого убеждать других руководителей отделов почти не пришлось. Кто-то с радостью принял идею внедрить систему, которая покажет, где и на каком этапе находится кандидат и как он себя чувствует. А кого-то потом просто поставили перед фактом. Убеждать руководство не пришлось тоже — директор компании и сам время от времени выступает в роли заказчика вакансий.

Как распространить систему

Реклама от амбассадора сработала, но необходимость перестройки процессов это не отменяло.

Первое время все вакансии оставались в старом процессе и просто дублировались в Talantix. Заказчикам предлагали попробовать работать на площадке, затем собирали комментарии и дорабатывали то, что было неудобно. На этом этапе сыграла свою роль возможность общаться с командой Talantix и запрашивать у них доработки по функциональности.

Например, настроили видимость для разных ролей в системе — было важно разграничить, что видит рекрутер, а что заказчик. И, поскольку одного кандидата могут рассматривать сразу на несколько вакансий, важно, чтобы комментарии одного заказчика не влияли на мнение другого.

Параллельно шла работа над новым процессом внутри HR-отдела. Здесь было важно договориться о:

  • ролях и возможностях работы в системе;
  • формате передачи задач друг другу;
  • формате комментариев, понятных для всех;
  • способе хранения и поддержки минимального набора файлов, которые нужны в работе.

В ближайших планах по развитию внедрения — перенос всей базы кандидатов в систему Talantix.

Что получили

В Azoft начали пользоваться системой в марте 2018 года и уже более полугода абсолютно все вакансии ведут в Talantix.

Последние три года количество вакансий и новичков в компании держится на одном уровне, а вот рекрутеров в марте 2018 года стало на одного меньше. При этом:

Самое важное, что мы начали разговаривать с нашими заказчиками на одном языке. Мы абсолютно точно знаем, кто из кандидатов на каком этапе, как эти этапы называются, и нам стало легче договариваться и принимать решения по кандидатам.

Мне стало проще анализировать цифры — я точно знаю, какие источники у меня более эффективны, и стоит на них сосредоточиться, а какие менее эффективны, и я обращусь к ним в крайнем случае.

Кейс Azoft: как победить Exсel и поднять эффективность подбора

Мне легко видеть нагрузку рекрутеров, я абсолютно точно знаю все этапы воронки и могу быстро проанализировать эффективность. Если раньше в Excel я тратила на этот анализ по 1-2 дня в месяц, то в Talantix я просто по нажатию одной кнопки вижу все данные и отчеты.

Кейс Azoft: как победить Exсel и поднять эффективность подбора
Вакансии дня

Комментарии